Останні зміни у порядку зарахування податків до бюджету (умовно кажемо – «після 10.11.2025») лише посилили цю проблему:

  • банки та Казначейство жорсткіше перевіряють реквізити;

  • платіж можуть не прийняти або він «зависне»;

  • в особовій картці платника – борг, хоча гроші ви вже давно відправили.

Чим ризикує бухгалтер:

  • податковий борг «з повітря»;

  • пеня та штрафи;

  • нерви керівництва і «питання з поглядом» у вашу сторону;

  • витрачений час на з’ясування долі платежу, написання листів і пояснень.

Ця стаття для тих, хто:

  • веде облік на підприємстві (малий, середній, великий бізнес);

  • працює з ФОПами;

  • на аутсорсі обслуговує декілька клієнтів і хоче мати стандартизовані шаблони платіжних інструкцій, щоб не перевіряти кожен раз «з нуля».

2. Що змінилося після 10.11.2025

2.1. Загальна ідея змін

Суть останніх змін у тому, що:

  • посилився контроль за правильністю реквізитів (рахунок, код отримувача, іноді – тип/код платежу);

  • банки частіше відхиляють платіж одразу, якщо бачать невідповідність;

  • у випадку сумнівів платіж може пройти технічно, але не бути коректно зарахованим до бюджету.

Для бухгалтера це означає:

  • «аби як» заповнена платіжка – вже не прокатує;

  • працювати за принципом: один раз зробив шаблон – сто разів спокійно заплатив.

2.2. Які платежі найбільш у зоні ризику

Найчастіше виникають питання щодо:

  • ПДФО із зарплати
    Платежі регулярні, сум багато, помилка в реквізитах – і в інтегрованій картці борг, а у вас – «усе сплачено».

  • Військовий збір
    Йде окремим платежем, але часто його «по старій пам’яті» плутають із ПДФО, або некоректно заповнюють призначення.

  • ЄСВ
    Особливо критично для роботодавців: невірний платіж – і в людей проблеми з страховим стажем, лікарняними, пенсією в майбутньому.

  • Єдиний податок ФОП
    Помилка в реквізитах чи призначенні → недоїмка → ризики втрати права перебувати на спрощеній системі або штрафи.

  • ПДВ, податок на прибуток та інші
    Тут суми зазвичай більші, а отже й ціна помилки також.

3. Загальні правила заповнення платіжної інструкції

3.1. Обов’язкові реквізити, які треба перевіряти завжди

Незалежно від податку, у платіжній інструкції завжди критичні:

  1. Отримувач

    • Назва органу/ Казначейства / податкового органу.

    • Актуальність реквізитів – зараз це треба перевіряти частіше, ніж раніше.

  2. Рахунок (IBAN)

    • Це головне «житло» вашого платежу. Один символ не так – і кошти пішли не туди або зависли.

  3. Код отримувача / ЄДРПОУ

    • Має чітко відповідати рахунку.

    • Якщо отримувач – орган Казначейства, використовуємо офіційні реквізити, а не «як було колись».

  4. Сума

    • Банально, але важливо: сума в платіжці повинна відповідати сумі з розрахунку/декларації.

  5. Тип платежу / код виду сплати (якщо застосовується у вашій системі)

    • Поточний платіж, погашення боргу, штраф, пеня – це може впливати на те, як платіж «сідає» в особовій картці.

  6. Призначення платежу

    • Це «мовою тексту» пояснення, що ви платите, за який період і за кого.

    • Для податків – це критично, бо саме на підставі цього тексту система розуміє, що куди віднести.

3.2. На що тепер дивляться банки та Казначейство

  • Автоматична перевірка рахунку та коду отримувача
    Якщо IBAN і код отримувача «не дружать», платіж можуть не пропустити.

  • Формальна повнота реквізитів
    Порожні або умовні поля, які раніше «якось проходили», тепер можуть стати причиною відмови.

  • Сумнівні призначення
    Надто загальні формулювання («перерахування коштів до бюджету») – ризиковані. Система та інспектор мають чітко розуміти, за що саме прийшли гроші.

  • «Сіра зона»
    Найнеприємніший варіант – платіж технічно проведений банком, але не зарахований за правильним видом платежу. У вас є платіжка, але в картці – борг. Саме подальший розбір таких ситуацій забирає у бухгалтера години життя.

4. Приклади заповнення платіжних інструкцій по основних податках

Далі – найкорисніше для практики. Формулювання можна адаптувати під ваші конкретні реквізити та вимоги.

У прикладах умовно:

  • «ТОВ "Приклад"», ЄДРПОУ 12345678

  • період – січень 2026 р.
    Ви підставляєте свої дані.

4.1. ПДФО із зарплати

Що важливо вказати в призначенні:

  • що це ПДФО;

  • що це податок із доходів найманих працівників;

  • за який податковий період;

  • хто платник (назва + ЄДРПОУ).

Приклад тексту призначення:

«Сплата ПДФО із зарплати найманих працівників за січень 2026 р. Податковий агент: ТОВ "Приклад", ЄДРПОУ 12345678, без ПДВ.»

За потреби додаєте: номер договору, філію тощо – але головне, щоб період і суть платежу були очевидні.

4.2. Військовий збір

Військовий збір завжди йде окремим платіжним дорученням від ПДФО, навіть якщо база – одна й та сама зарплата.

Що вказати:

  • що це саме військовий збір;

  • що із доходів найманих працівників;

  • період;

  • платника.

Приклад:

«Сплата військового збору із зарплати найманих працівників за січень 2026 р. Податковий агент: ТОВ "Приклад", ЄДРПОУ 12345678, без ПДВ.»

Типова помилка – написати просто «податки із зарплати» або «ПДФО і військовий збір». Для автоматики це вже квест.

4.3. ЄСВ

З ЄСВ завжди потрібно бути особливо акуратним, бо це не просто податок – це страхові внески, від яких залежить стаж працівників.

Розрізняємо:

  • ЄСВ за найманих працівників;

  • ЄСВ за себе (ФОП / керівник – якщо він застрахований як ФОП).

ЄСВ за найманих працівників – приклад призначення:

«ЄСВ за найманих працівників за січень 2026 р. Платник: ТОВ "Приклад", ЄДРПОУ 12345678, згідно з звітом з ЄСВ, без ПДВ.»

ЄСВ «за себе» (ФОП) – приклад:

«Сплата ЄСВ за себе, ФОП Іваненко Іван Іванович, РНОКПП 1234567890, за І квартал 2026 р., без ПДВ.»

Головне – видно, за кого платиться і за який період.

4.4. Єдиний податок (ФОП)

Тут важливо:

  • вказати, що це єдиний податок;

  • групу платника;

  • період;

  • чи це поточна сплата чи погашення боргу.

Приклад для поточного платежу:

«Єдиний податок, 3 група, за І квартал 2026 р. Платник: ФОП Іваненко Іван Іванович, РНОКПП 1234567890, без ПДВ.»

Приклад для погашення боргу:

«Погашення податкового боргу з єдиного податку, 3 група, за І квартал 2025 р. Платник: ФОП Іваненко Іван Іванович, РНОКПП 1234567890, без ПДВ.»

4.5. Інші поширені платежі (коротко)

  • ПДВ

    «Сплата ПДВ за січень 2026 р. згідно з податковою декларацією. Платник: ТОВ "Приклад", ЄДРПОУ 12345678, без ПДВ.»

  • Податок на прибуток

    «Сплата податку на прибуток за 2025 рік згідно з декларацією. Платник: ТОВ "Приклад", ЄДРПОУ 12345678, без ПДВ.»

  • Місцеві податки (земельний, податок на нерухомість тощо)

    «Сплата податку на нерухоме майно за 2026 рік, об’єкт: нежитлове приміщення за адресою… Платник: ТОВ "Приклад", ЄДРПОУ 12345678, без ПДВ.»

5. Типові помилки та їх наслідки

Навіть уважні бухгалтери час від часу помиляються в платіжках. Головне — знати, які помилки найнебезпечніші та що вони тягнуть за собою.

5.1. Помилки в реквізитах

  1. Неправильний рахунок (IBAN)

    • Один зайвий/відсутній символ, або «старий» рахунок із минулих років.

    • Наслідок:

      • банк може одразу відхилити платіж або

      • кошти підуть на неправильний рахунок і надалі їх доведеться «повертати/перенаправляти».

  2. Невірний код отримувача / ЄДРПОУ

    • Наприклад, рахунок Казначейства правильний, а ЄДРПОУ — ні.

    • Іноді платіж технічно проходить, але не зараховується правильно до бюджету.

  3. Застосування неактуальних реквізитів

    • Старі рахунки для зарахування податків, які вже закриті або змінені.

    • Такі платежі часто повертаються або «висять» доти, доки банк/Казначейство їх не розіб’є.

5.2. Помилки в призначенні платежу

  1. Не вказано період сплати

    • Просто «сплата ПДФО» без «за який період».

    • Ризик: платіж може бути зарахований не туди або не так, як очікує податковий орган.

  2. Незрозуміло, що саме сплачується

    • Формат «перерахування до бюджету», «податок» — це поганий варіант.

    • Має бути чітко: який саме податок/збір.

  3. Змішані платежі

    • У призначенні: «ПДФО та військовий збір», а реально сплачується одна сума.

    • Податки мають іти окремими платежами — ПДФО, військовий збір, ЄСВ тощо не міксуємо.

  4. Помилки в реквізитах платника

    • Невірний ЄДРПОУ/РНОКПП у тексті (особливо актуально для ФОПів).

    • Система може не «підчепити» платіж до правильного платника.

  5. Плутанина з видами платежів

    • Наприклад, у призначенні не зазначено, що це погашення боргу, а не поточна сплата.

    • У результаті борг може продовжувати рахується, а поточний період виглядатиме як переплата.

5.3. Що відбувається з такими платежами

Платіж не зараховано за призначенням

У вас є платіжна інструкція, а в особовій картці платника борг не змінюється. Для ФОП, у яких немає окремого спеціаліста Бухгалтер для ФОП, це часто виявляється вже під час перевірки або при спробі закрити борг.

Утворюється податковий борг

Податкова вважає, що гроші не надійшли (або надійшли «не туди»).
Може бути нарахована пеня, а згодом — штраф. Для бізнесу це прямі втрати, а якісний Бухгалтер для ФОП якраз і потрібен, щоб такі ситуації не допускати.

Блокування/обмеження

Для ФОП — ризик втратити право бути на єдиному податку при систематичних порушеннях.
Для юросіб — ризики з бюджетним відшкодуванням ПДВ, участю в тендерах тощо.

Витрати часу

Листування, дзвінки, скріни платежів, заяви про зарахування/перенесення — усе це час, який можна було не витрачати, якби платіжку зробили коректно з першого разу або якщо б із самого початку з платежами працював професійний Бухгалтер для ФОП.

6. Як виправити помилки в платіжних інструкціях

Помилки — це ще не катастрофа, якщо знати алгоритм дій.

6.1. Якщо помилились у реквізитах до відправлення

Ідеальний сценарій — помітити помилку до підписання/відправлення:

  • просто видаляємо/редагуємо чернетку платіжки в онлайн-банку;

  • формуємо нову платіжну з правильними реквізитами;

  • перевіряємо ще раз (краще за чеклістом, про який поговоримо нижче).

Це той випадок, коли «ще хвилина перевірки» економить дні розгрібання.

6.2. Якщо платіж вже відправлено, але банк його не провів

  • Платіж може бути в статусі «очікує обробки», «відхилено банком», «повернено».

  • Ваші дії:

    1. Зв’язатися з банком (чат/телефон/менеджер).

    2. З’ясувати статус платежу: пройшов, відхилений, в процесі, повертається.

    3. Якщо відхилено — оформити новий платіж уже з правильними реквізитами.

Головне — не чекати тиждень, сподіваючись, що «якось саме зарахується».

6.3. Якщо кошти вже пішли, але «зависли»

Складніший варіант — коли:

  • банк показує, що платіж проведено;

  • гроші списані з рахунку підприємства/ФОП;

  • але в податковій / в інтегрованій картці платника — борг або платіж «не видно».

Алгоритм дій:

  1. Збираємо пакет документів:

    • платіжна інструкція;

    • виписка банку;

    • за потреби — службова записка/примітка бухгалтера.

  2. Звертаємось до банку:

    • із проханням уточнити шлях платежу та надати офіційне підтвердження його проведення.

  3. Паралельно — до податкового органу:

    • через електронний кабінет / офіційний лист

    • із проханням з’ясувати, чи надходили кошти, і зарахувати їх за конкретним видом платежу/періодом.

  4. За необхідності — заява на перенесення/зарахування

    • якщо кошти потрапили «не туди» в межах бюджету (наприклад, на інший код платежу), часто потрібна офіційна заява платника з проханням перенести суму.

6.4. Практичні поради

  • Ведіть окремий реєстр «проблемних» платежів

    • дата;

    • сума;

    • вид податку;

    • суть проблеми;

    • контактна особа в банку/податковій;

    • статус вирішення.

  • Регулярно звіряйтеся з податковою:

    • перевіряйте інтегровану картку платника;

    • після великих/важливих платежів (ПДВ, прибуток, великий борг) — контролюйте зарахування

7. Чекліст бухгалтера перед відправкою платіжки

Можна повісити біля монітора або зробити шаблон у внутрішній інструкції ?

Перед тим, як натиснути «Підписати/Відправити», перевіряю:

  • Рахунок отримувача (IBAN) актуальний, без помилок у символах.

  • ЄДРПОУ/код отримувача відповідає рахунку (офіційні реквізити з податкової/Казначейства).

  • Правильно обраний вид платежу / податку (ПДФО, військовий збір, ЄСВ, єдиний податок тощо).

  • Платник зазначений вірно (назва, ЄДРПОУ/РНОКПП — особливо у випадку кількох пов’язаних компаній чи ФОПів).

  • Період сплати прописано чітко (місяць/квартал/рік, «за що саме» — зарплата, аванс, річна декларація тощо).

  • Сума в платіжці збігається з сумою в декларації/розрахунку/звітності.

  • Якщо це погашення боргу, у призначенні є згадка про борг та за який період/яку декларацію.

  • Для чутливих платежів (ПДВ, податок на прибуток, великі суми) — друга пара очей (наприклад, колега або керівник переглянув реквізити).

Цей простий чекліст реально зменшує кількість помилок у кілька разів.

8. Висновки

  1. Правильна платіжна інструкція — це частина податкової дисципліни, а не «формальність для банку».

  2. Основні ризики для бухгалтера:

    • не зарахований платіж → борг;

    • пеня та штрафи;

    • нервові переговори з банком і податковою.

  3. Щоб мінімізувати проблеми, варто:

    • використовувати актуальні реквізити та регулярно їх оновлювати;

    • мати набір внутрішніх шаблонів платіжок для кожного виду податку;

    • запровадити простий, але робочий чекліст перевірки перед оплатою;

    • документувати та відслідковувати всі незрозумілі/проблемні платежі.

Якщо в компанії є внутрішній «банк шаблонів платіжних інструкцій», життя бухгалтера стає набагато легшим: менше ручного набору, менше шансів помилитися, більше впевненості перед звітними датами.

9. Додаток: умовна зведена таблиця для внутрішнього користування

Можна зробити внутрішній файл (Excel/Google Sheets) з такою логікою:

Вид платежу Податок/збір За що/період Що написати в призначенні (основа) Примітки
ПДФО Із зарплати Місяць (наприклад січень) «ПДФО із зарплати найманих працівників за ___ 20__ р. Податковий агент: ___, ЄДРПОУ ___, без ПДВ.» Окремий платіж від ВЗ
Військовий збір Із зарплати Місяць «Військовий збір із зарплати найманих працівників за ___ 20__ р. Податковий агент: ___, ЄДРПОУ ___, без ПДВ.» Завжди окремим платежем
ЄСВ (наймані) Зарплата працівників Місяць «ЄСВ за найманих працівників за ___ 20__ р. Платник: ___, ЄДРПОУ ___, без ПДВ.» Посилання на звіт з ЄСВ
ЄСВ (ФОП за себе) За себе Квартал/рік «ЄСВ за себе, ФОП ___, РНОКПП _, за __ квартал 20 р., без ПДВ.» Вказати саме ФОП + РНОКПП
Єдиний податок (ФОП) 2/3 група Місяць/квартал «Єдиний податок, __ група, за __ 20__ р. Платник: ФОП ___, РНОКПП ___, без ПДВ.» Окремий шаблон для боргу
ПДВ Податкова декларація Місяць «Сплата ПДВ за ___ 20__ р. згідно з декларацією. Платник: ___, ЄДРПОУ ___, без ПДВ.» Контроль дати та суми
Податок на прибуток Річна декларація Рік «Сплата податку на прибуток за 20__ р. згідно з декларацією. Платник: ___, ЄДРПОУ ___, без ПДВ.» Великі суми — подвійна перевірка