Як вибрати касовий апарат, який буде відповідати вимогам законодавства

Як вибрати касовий апарат, виконати вимоги законодавства та дотриматись інтересів бізнесу?

Законодавство швидко змінюється. Запроваджуються нові правила та рекомендації. Багато підприємців зіткнулися з безліччю проблем у зв'язку з обов'язковим запровадженням РРО для ФОП 2-4 груп із 01.01.2022. Щоб уникнути штрафів від податкової служби за порушення, не втратити свій бізнес та репутацію, керівники були змушені придбати касовий апарат. Це довго, дорого та складно, особливо для тих, хто ніколи раніше не мав справи з касами.

Проте поруч із класичними касовими апаратами закон допускає використання програмних РРО. Інноваційний ПРРО Checkbox пропонує альтернативне та вигідне рішення для власників бізнесу — програмний електронний реєстратор, який не потребує наявності касового апарату, а виробляє продаж та видачу чеків на сервері. Чекбокс - це:

• швидко – перший чек можна видати через 15 хвилин після реєстрації
• дешево – перший місяць безкоштовно, далі 149 грн./міс.
• дуже просто - реєстрація та настроювання інтуїтивно зрозумілі для нових користувачів.

Як дотримуватись норм законодавства при використанні ПРРО

ПРРО - це такий самий регістр розрахунків, лише в електронному форматі. Може керуватися за допомогою будь-якого пристрою (комп'ютера, смартфона, планшета, POS-термінала). Використовується для функції фіскалізації операцій із приходу фінансових ресурсів від клієнтів. Не потрібно купувати касу, достатньо внести дані про чеки до програми, які моментально передаються до податкової служби країни.

Щоб пристрій відповідав вимогам законодавства, досить просто пройти реєстрацію в особистому кабінеті Чекбокс. Нікуди додатково ходити не потрібно, всі дані та форми будуть передані до податкової автоматично, підтвердження успішної реєстрації ПРРО ви отримаєте там же в особистому кабінеті.

Вимоги до кас

Мало просто придбати касовий пристрій. Воно має зручно використовуватися фахівцем і бути простим для клієнта. Також важливо, щоб апарат підключався до інших офісних технік або працював, наприклад, від планшета.

Які основні правила висуває законодавство України:

1. Передача даних здійснюється виключно у цифровому вигляді.
2. Безперебійна робота фіскального реєстратора для чеків.
3. Надійне та якісне обслуговування апарату від сервісу.
4. Встановлений термін життєвого циклу чекового апарату – 7 років.
5. Касовий сервер із функцією масштабування.

Якщо ви подумали, що стаціонарні касові апарати – це незрозуміло та незручно, поділяємо вашу точку зору. Checkbox - програма, яка задовольняє всі вимоги на законодавчому рівні, спрощує роботу та економить час.

Чи можливо відмовитись від використання РРО

Звісно так. Закон прирівнює програмні РРО до класичних. Чекбокс - програма, яка дозволяє не купувати апарати, що використовуються у вигляді каси. Завдяки автоматизації процесів на сервері підприємці можуть не переживати за передачу даних, зазначених на чеках клієнтів. ПРРО за призначенням аналогічний до звичайного касового пристрою, але не займає фізичного місця.

Для використання потрібен комп'ютер або будь-який пристрій зі стабільним виходом до мережі Internet. Після реєстрації програми на сайті касовий співробітник зможе використовувати ті ж функції, що притаманні стандартному касовому апарату.

Відмовитись від використання касовими апаратами також можуть як офлайн-, так і онлайн-бізнеси. Кошти можуть зараховуватися декількома способами: безготівковим та накладеним платежем - у цих випадках клієнту простіше відправити електронний чек; готівкою при доставці – кур'єр може видати як електронний чек з мобільного додатка, так і паперовий – з POS-терміналу. Закон не вимагає обов'язкової видачі паперового чека, електронний варіант також допускається.

Кому не можна обійтися без РРО

Касовий апарат призначений для відстеження операцій з продажу та передачі даних на чеку для клієнта. Усю інформацію щодо руху фінансових ресурсів підприємець зобов'язаний передати до державної податкової служби України.

З 01.01.2022 РРО зобов'язані використовувати фізичні особи-підприємці (ФОП) 2, 3, 4 груп, незалежно від обороту.

Тобто фіскалізації підлягають всі суб'єкти підприємницької діяльності, за винятком ФОП 1 групи та осіб, які приймають виключно безготівкові платежі з рахунку на рахунок. Увага: у разі оплати банківськими картками РРО є обов'язковим.

Також допускається використання програмних регістрів розрахункових операцій (ПРРО). Наприклад, checkbox.ua.

Що для бізнесу вигідніше: ПРРО чи РРО

Щоб розібратися в цьому питанні, розберемо основні відмінності класичного та програмного реєстраторів:

1. Програмний реєстратор не вимагає покупки дорогого обладнання, тоді як стандартний касовий апарат може коштувати близько 15000 грн. Якщо ви плануєте видавати паперові чеки, ви можете використовувати будь-який принтер.
2. ПРРО дешевше в обслуговуванні. Ви платите тільки абонплату (в Чекбокс - 149 грн./міс.), всі оновлення та технічна підтримка для вас будуть безкоштовні. У випадку з РРО ви сплачуєте щомісяця близько 250 грн. за послуги ЦЗГ, всі оновлення, техобслуговування - за додаткову плату. Касовий апарат вимагає пломбувань, перепрошивок та заміни кожні 7 років.
3. Програмна каса знімає з плечей вашого бухгалтера гору паперової тяганини, а також дозволяє контролювати всіх касирів з одного кабінету на порталі.
4. Зламалася залізна каса - її забирають у сервіс та торгівля зупиняється на кілька днів. У разі неполадок із програмною касою на одному пристрої (у магазині вимкнули світло або відключився інтернет), ви не змусите клієнтів чекати і зможете моментально видати чек з мобільного телефону.

Законодавством не забороняється використовувати якийсь із варіантів. Вибирайте те, що зручне саме вам. На сайті «Чекбокс» можна ознайомитися з усією інформацією про програмний продукт, дізнатися про особливості інтеграції з 1С та іншими системами обліку. Із ПРРО кожен підприємець залишиться задоволеним. Ознайомитись з умовами та тарифами можна на сайті. Перший місяць користування – безкоштовно.